โปรแกรมการเก็บเอกสารแฟ้มประวัติออนไลน์เพื่อความสะดวกต่อการใช้ง่ายครั้งต่อไป

แม้ว่าในปัจจุบันได้มีการพัฒนาเทคโนโลยีการจัดเก็บข้อมูลทะเบียนประวัติพนักงานในระบบโปรแกรมซอฟแวร์ ทั้งชนิด ยี่ห้อหรือรุ่นต่างๆ มากมาย เพื่อใช้ในการจัดเก็บเป็นฐานข้อมูลซึ่งเป็นการประหยัดพื้นที่และลดการใช้เอกสารการจัดเก็บข้อมูลส่วนตัวของพนักงาน แต่ในยามที่จำเป็น เอกสารที่เกี่ยวกับประวัติของพนักงานก็ยังมีความสำคัญ ไม่ว่าจะเป็นพยานหลักฐานสืบค้นตัวบุคคล หลักฐานทางคดี รวมทั้งยังเป็นความจำเป็นทางด้านกฎหมายแรงงานที่บังคับให้มีการจัดทำทะเบียนลูกจ้าง และโปแกราเก็บเอกสารนี้ เราสามารถจัดเก็บเอกสารที่มีมากมายของแต่ละคน ให้เป็นระบบ เป็นหมวดเป็นหมู่ ค้นหาได้ง่ายและรวดเร็ว เพียงใส่รหัสประจำตัวประชาชน ก็สามารถสืบค้น เข้าถึงเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมดของคนๆ นั้นได้ทันที หรือเลือกที่จะกำหนดรหัสอื่นๆ ที่เป็นคีย์หลักช่วยในการค้นหาได้ตามต้องการ สามารถกำหนดและปรับปรุง หมวดหมู่และประเภทของเอกสาร ตามที่หน่วยงานต้องการได้ จัดเก็บเอกสารอัตโนมัติในรูปแบบอิเลคทรอนิกส์ เก็บไว้ในฐานข้อมูลที่มีความปลอดภัยสูง

จุดเด่นของโปรแกรมเก็บเอกสาร คือ

ง่ายในการบริหารจัดการ การใช้งานและบำรุงรักษา ไม่ซับซ้อนและการเข้าถึงชนิดเอกสารที่ต้องการทำได้ง่ายและรวดเร็ว สามารถเพิ่มได้โดยไม่จำกัด มีวิธีในการนำเอกสาร หรือไฟล์เอกสารเข้าจัดเก็บได้หลากหลายวิธี เช่น การนำเข้าเอกสารชนิดไฟล์ TIFF, การอ่าน Barcode บนภาพเอกสาร หรือจาก Function Sheet เป็นต้น

การประยุกต์ใช้งาน ในการจัดเก็บเอกสาร สำหรับหน่วยงานต่างๆ

การประยุกต์ใช้งานในกลุ่มธุรกิจประกันภัย เช่น
– การเก็บข้อมูลของพนักงาน, ตัวแทนขาย, ตัวแทนประกัน (ใบสมัครงาน, สำเนาทะเบียนบ้าน, สำเนาบัตรประชาชน, สำเนาสมุดบัญชี, เอกสารการขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน/ประกันสังคม, เอกสารค้ำประกันพนักงานและสำเนาบัตรแนบต่างๆ ของผู้ค้ำประกัน, ใบประเมินผลทดลองงาน, เอกสารการเปลี่ยนชื่อนามสกุล, เอกสารการตรวจสุขภาพ, เอกสารขอเบิกค่าตรวจสุขภาพของพนักงาน, หนังสือรับรองการทำงานทุกประเภท ฯลฯ)
– การเก็บข้อมูลพนักงานเกี่ยวกับการเลื่อนตำแหน่งหน้าที่/ระดับ การโอนย้าย (การเลื่อนตำแหน่งหน้าที่/ ระดับ, การโอนย้าย, หนังสือปรับปรุงฐานะ, ปรับวุฒิการศึกษา/ปรับระดับพนักงาน, หนังสือแจ้งเปลี่ยนแปลงตำแหน่งผู้บริหารตัวแทน ฯลฯ)
– การเก็บข้อมูลพนักงานเกี่ยวกับเงินเดือน (ขออนุมัติเงินเดือน, หนังสือแต่งตั้งทดลองงาน, หนังสือแต่งตั้งพนักงานประจำ, สัญญาจ้างงาน, ค่าพาหนะ, ค่ารับรอง, ค่าเบี้ยเลี้ยงเหมาจ่าย, ใบปะหน้า/รายละเอียดก่อนเริ่มงาน ฯลฯ)
– การเก็บข้อมูลพนักงานเกี่ยวกับประวัติการศึกษา (Transcript, เอกสาร LOMA, CFA, เอกสารอนุมัติการรับทุนการศึกษา, ICA )
– การเก็บข้อมูลพนักงานเกี่ยวกับประวัติทางวินัย (หนังสือชมเชยพนักงาน, หนังสือตักเตือน, บันทึกอนุมัติลาป่วย, บันทึกอนุมัติลาคลอด, บันทึกอนุมัติการเข้า-เลิกทำงานก่อนเวลาปกติ, หนังสือแจ้งผลการสอบ, บันทึกการขออนุมัติกำลังคนขาดแคลน, บันทึกขอพนักงานเพิ่ม, ปรับปรุงอำนาจในการพิจารณารับประกัน, หนังสือแจ้งผลการสอบ ฯลฯ)
– การเก็บข้อมูลกรมธรรม์ของลูกค้า (แบบคำขอเอาประกันชีวิต, กรมธรรม์, คำร้องขอเปลี่ยนแปลงและขอต่ออายุกรมธรรม์, หนังสือยินยอมหักค่าเบี้ยประกันภัยและขอรับเงินผลประโยชน์ผ่านบัญชีธนาคาร อัตโนมัติ ฯลฯ )
– การเก็บข้อมูลสินไหมของลูกค้า (แบบฟอร์มเรียกร้องค่ารักษาพยาบาล (OPD), แบบฟอร์มเรียกร้องสินไหมอุบัติเหตุ หรือค่ารักษาพยาบาลผู้ป่วยใน (AI/PA/IPD), แบบคำร้องขอรับสินไหมทดแทนสำหรับประกันภัยกลุ่ม กรณีมรณกรรม, แบบฟอร์มเรียกร้องค่าทดแทนทุพพลภาพ ฯลฯ )