ฐานข้อมูล กลายเป็นแหล่งที่บันทึกข้อมูลสารสนเทศต่างๆไว้ในสื่อที่คอมพิวเตอร์อ่านได้ โดยมีโปรแกรมจัดการฐานข้อมูล (DBMS) เป็นเครื่องมือช่วยจัดข้อมูลให้ถูกต้อง มีระบบ สะดวก และรวดเร็วในการค้นคืนสารสนเทศ เพื่อใช้ในการศึกษาวิจัยและปฏิบัติงานต่างๆ อ้างถึงในฐานข้อมูลฟรีออนไลน์ เป็นทรัพยากรสารสนเทศประเภทหนึ่งที่มีความสำคัญในการให้บริการของห้องสมุด ส่วนฐานข้อมูลฟรีออนไลน์ หมายถึงฐานข้อมูลที่ให้บริการผ่านทางระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์และให้บริการผ่านทางอินเทอร์เน็ต ผู้จัดการฐานข้อมูลหรือสำนักพิมพ์สามารถปรับปรุงฐานข้อมูลให้ทันสมัย และผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ตลอดเวลาโดยไม่ต้อง logın ผ่านระบบและไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการเข้าใช้ข้อมูลในฐานข้อมูลนั้นๆ
การจัดข้อมูลให้เป็นระบบฐานข้อมูล
ทำให้ข้อมูลมีส่วนดีกว่าการเก็บข้อมูลในรูปของแฟ้มข้อมูล เพราะการจัดเก็บข้อมูลในระบบฐานข้อมูลจะมีส่วนที่สำคัญกว่าการจัดเก็บข้อมูลในรูปของแฟ้มข้อมูล คือ ลดการเก็บข้อมูลที่ซ้ำซ้อน รักษาความถูกต้องของข้อมูล การป้องกันและรักษาความปลอดภัยให้กับข้อมูลทำได้อย่างสะดวก สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ มีความเป็นอิสระของข้อมูล สามารถขยายงานได้ง่าย ทำให้ข้อมูลบูรณะกลับสู่สภาพปกติได้เร็วและมีมาตรฐาน เนื่องจากระบบฐานข้อมูลโดยส่วนใหญ่แล้วเป็นระบบที่มีการนำเอาคอมพิวเตอร์มาช่วยในกระบวนการจัดเก็บข้อมูล ค้นหาข้อมูล ประมวลผลข้อมูล เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ต้องการแล้วนำไปใช้ในการปฏิบัติงานและบริหารงานของผู้บริหาร โดยอาศัยโปรแกรมเข้ามาช่วยจัดการข้อมูล
ข้อมูลต่างๆที่ถูกจัดเก็บเป็นฐานข้อมูล
นอกจากจะต้องเป็นข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กันแล้วยังต้องเป็นข้อมูลที่ใช้สนับสนุนการดำเนินงานอย่างน้อยอย่างใดอย่างหนึ่งขององค์กร ดังนั้นจึงอาจกล่าวได้ว่าแต่ละฐานข้อมูลจะเทียบเท่ากับระบบแฟ้มข้อมูล 1 ระบบและจะเรียกฐานข้อมูลที่จัดทำขึ้นเพื่อสนับสนุนการดำเนินงานอย่างใดอย่างหนึ่งนั้นว่า ระบบฐานข้อมูล เช่น ระบบฐานข้อมูลเงินเดือน ซึ่งเป็นฐานข้อมูลที่จัดเก็บข้อมูลต่างๆที่สนับสนุนการคำนวณเงินเดือน เป็นต้น การจัดเก็บข้อมูลภายในฐานข้อมูลจะแตกต่างจากการจัดเก็บข้อมูลของระบบแฟ้มข้อมูล เนื่องจากในฐานข้อมูลนั้นข้อมูลต่างๆที่สัมพันธ์กันจะถูกจัดเก็บไว้ในที่เดียวกัน ซึ่งต่างจากระบบแฟ้มข้อมูลที่ซึ่งข้อมูลต่างๆจะถูกแยกเก็บอยู่ในแต่ละแฟ้มข้อมูล
บทบาทของฐานข้อมูลฟรีออนไลน์
1. บทบาทต่อความต้องการสารสนเทศของผู้ใช้ ได้สารสนเทศใหม่ ทำรายงานสรุปเพื่อวางแผนและตัดสินใจต่อไป
2. บทบาทในการจัดการข้อมูล คือจัดการเนื้อหาของสารสนเทศให้อยู่ในที่เดียวกันเพื่อให้สามารถสืบค้นได้และเข้าถึงเนื้อหาในระดับลึกได้
3. บทบาทในการสืบค้นข้อมูล ช่วยให้ค้นสารสนเทศได้สะดวก รวดเร็ว ตรงกับความต้องการ ทันเวลา ช่วยในการจัดเรียงเอกสาร ช่วยในการสืบค้นข้อมูลได้หลายทางมากขึ้น ส่งผลให้การสืบค้นข้อมูล ทำรายงานและการวิจัยเร็วยิ่งขึ้น
4. บทบาทในการเผยแพร่สารสนเทศ ช่วยให้การทำงาน สะดวก ทันเวลา สามารถนำชิ้นงานที่ทำขึ้นออกเผยแพร่ได้เร็วยิ่งขึ้น
5.บทบาทต่อการใช้งานฐานข้อมูลของผู้ใช้ สามารถเข้าใช้สารฐานข้อมูลได้ทุกที่ทุกเวลาเพราะไม่ต้อง logın ผ่านระบบและไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการใช้ฐานข้อมูล