วิธีการจัดเก็บเอกสารแบบออนไลน์อย่างมีประสิทธิภาพ

ในปัจจุบันการจัดเก็บเอกสารในหน่วยงานจะเป็นระบบแบบที่ทำด้วยมือ ปัญหาที่พบในการเก็บด้วยมือคือทำให้
ยากต่อการดูแลและการค้นหา นอกจากนี้ยังเสียค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บและไม่มีความปลอดภัยต่อเอกสาร รวมไปถึงการรักษาคุณภาพของเอกสารให้อยู่ในสภาพที่ใช้งานได้นานที่สุด ซึ่งต้องใช้เวลานาน เกิดความไม่สะดวกในการทำงาน ดังนั้นจึงมีความต้องการจัดระบบการทำงานใหม่โดยนำเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการดูแลและจัดการกับเอกสาร มีการใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์จัดการกับระบบจัดเก็บและค้นหาเอกสาร เพื่อลดปัญหาในการจัดเก็บเอกสารลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น รวมไปถึงทำให้เกิดความสะดวกรวดเร็วในการจัดการเอกสารและสามารถเรียกดูเอกสารแบบ Online เพื่อความสะดวกซึ่งเทคโนโลยีจะช่วยให้องค์การนั้นมีประสิทธิภาพในการทำงานสูงขึ้นและประหยัดทรัพยากรอีกด้วย
ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบเอกสาร
– สามารถทำงานและการค้นหาเอกสารได้รวดเร็ว และถูกต้องมากขึ้น
– ประหยัดเวลาในการคัดแยกเอกสาร โดยรายละเอียดส่วนใหญ่ถูกบันทึกลงในเครื่องคอมพิวเตอร์ของเครื่องสแกนเนอร์
– สามารถบริหารงานเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ
– ประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสารไว้ในตู้ แฟ้ม กระดาษ
– เพิ่มประสิทธิภาพในระบบจัดเก็บเอกสาร โดยจัดเก็บในรูปแบบของเอกสารอิเลคทรอนิคส์ ในระบบคอมพิวเตอร์
– ผู้ใช้ระบบสามารถเรียกค้นการเอกสารได้อย่างรวดเร็วและถูกต้อง
– ประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บ ลดความซ้ำซ้อนในการเก็บเอกสาร
สำหรับขั้นตอนในการจัดเก็บเอกสารออนไลน์ประกอบไปด้วย การเตรียม คัดแยก จัดเอกสารเตรียม คัดแยก จัดเอกสารการสแกนเอกสารและปรับแต่งเอกสารในเครื่องสแกนรวมทั้งการตรวจสอบคุณภาพของเอกสารแล้วนำเอกสารเข้าระบบเข้าสู่เครื่องระบบซอฟท์แวร์
ซึ่งจะเห็นได้ว่าทุกวันนี้มีหลายๆหน่วยงานที่นำวิธีการเหล่านี้มาใช้ในการจัดเก็บเอกสารต่างๆที่สำคัญๆ เพื่อความเป็นระบบและสามารถป้องกันเอกสารสำคัญนั้นๆสูญหายได้ และยังประหยัดเวลาเมื่อจำเป็นต้องค้นหาเอกสารในครั้งต่อไปด้วย นอกจากนี้สิ่งที่ไม่ควรลืมคือ การจัดเก็บเอกสารนั้นควรจะทำให้เป็นนิสัย ทุกครั้งเมื่อมีเอกสารใหม่มาก็ควรรีบจัดการทันที เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาและเพื่อป้องกันเอกสารใหม่ที่อาจจะสูญหายด้วย