Dropbox เป็นเครื่องมือที่ทำให้สามารถ เรียกใช้ ไฟล์งานต่างๆ ของเราเอง หน่วยงานเพื่อ share file ได้ ทุกที่ ทุกเวลา ไม่ว่าจะอยู่ที่แห่งไหน ใช้คอมพิวเตอร์ Notebook, PC หรือ มือถือ ก็สามารถเข้าถึงไฟล์งานได้อย่างง่ายดาย และตรงกันเสมอ ไม่ว่าจะมีการเพิ่ม ลด แก้ไข ไฟล์ใดๆ ใน Folder ของ Dropbox รวมถึงซิ้งค์ไฟล์ แชร์ไฟล์ ที่สามารถจัดการได้อย่างสะดวกบนเครื่องคอมพิวเตอร์ของเรา เหมือนจัดการไฟล์ในคอมของเราเองไม่ว่าเราจะเล่นคอมพิวเตอร์ที่ไหนหรือว่าเล่นที่เครื่องใคร ก็สามารถจัดการกับไฟล์งานของเราได้ ซึ่งต้องติดตั้งโปรแกรมของ Drop boxก่อนจากนั้นก็โยนไฟล์ลงไปในโฟลเดอร์นั้นมันก็จะถูกอัพโหลดไปเก็บไว้ใน Server ของ Drop box โดยทันที แค่เพียงมีการต่ออินเตอร์เน็ตกับคอมพิวเตอร์
ประโยชน์ของ Drop box คือสามารถเก็บข้อมูลที่เราต้องการใช้งาน ไว้บนพื้นที่ออนไลน์ ทำให้เราสามารถเปิดไฟล์งานที่ต้องการได้จากคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์เคลื่อนที่ต่างๆที่รองรับ โดยต้องเชื่อมต่อกับอินเตอร์เน็ทจึงทำให้เราสามารถสะดวกสบายในการทำงานนอกสถานที่ ซึ่งไม่จำเป็นจะต้องเอาเครื่องคอมพิวเตอร์ของเราไปด้วยให้ยุ่งยาก
ข้อดีของ Drop box
ที่ช่วยทำให้สะดวกสบายมากขึ้นในโลกความเจริญก้าวหน้าทางเทคโนโลยี”คือการเชื่อมโยงข้อมูล Dropbox จะทำไฟล์ใน Folder Dropbox ให้ ‘เชื่อมโยงกันได้ (Synchronize) โดยมีพื้นที่ฟรีให้มากถึง 2GB และสามารถใช้กันกับระบบปฏิบัตการ Windows, Mac, Linux, มือถือ และ Web-based. ไม่ว่าไฟล์ๆ นั้น จะถูกแก้ไขเพิ่มเติมเมื่อใด Dropbox จะรู้และ Update ให้กับเครื่องอื่นๆ อัตโนมัติทันทีแบ่งปันไฟล์ (File Sharing) แชร์ไฟล์งานในโฟลเดอร์ต่างๆ ให้กับคนอื่นๆ เพื่อให้ ‘ทำงานร่วมกันได้’ (Collaboration) นอกจากนี้ ยังสร้าง Public Link ให้ผู้ใช้คนอื่นๆ สามารถเข้าถึงได้อย่างง่ายดายสำรองข้อมูล (Online Backup) Dropbox ความสามารถอีกอย่างที่ทำให้เราหมดปัญหากับข้อมูลคือสามารถสำรองข้อมูลแบบออนไลน์ให้ทันที ไม่ต้องกังวลใจว่าข้อมูลจะหายไปที่ไหนเข้าผ่านเว็บไซต์ (Web Access) เราสามารถ Login เข้าไปใช้บริการในเวบไซต์ได้ทุกทีที่เชื่อมต่ออินเตอร์เน็ต